Современный мир живет в режиме высоких достижений, и строить свой бизнес, не учитывая возможности информационных технологий нельзя. Автоматизация бизнеса – является на сегодняшний день практичной необходимостью для оперативной работы. Она позволяет уйти от ручного рутинного труда к использованию современных информационных систем.
Автоматизация бизнеса – это процесс, снижающий технологические и финансовые издержки, распределяя нагрузки на сотрудников предприятия с помощью специальных информационных корпоративных программ.
Для малого бизнеса автоматизация решает, как правило, две задачи: во-первых, повышение прибыльности бизнеса, во-вторых, сокращение трудозатрат, т. е времени и денег. К обязательной автоматизации малого бизнеса можно отнести бухгалтерский учет и отчетность, и другой документооборот. Безусловно, такая автоматизация не сможет увеличить доходность, но существенно сократит временные затраты и расходы на работу «по старинке». Чтобы автоматизировать продажи и базу контрагентов и клиентов, используют так называемые СRM-системы.
СRM-система (Сustomer Relationship Management) – информационный ресурс для бизнеса, направленный на повышение уровня продаж, доходности, обслуживания клиентов и уменьшения трудозатрат и издержек.
Нужно понимать, что подобные системы не являются просто базой данных, их функции и возможности далеко выходят за рамки информационного хранилища компании.
Для крупных компаний автоматизация бизнес-процессов не просто необходимость, а залог ее успешной работы. С внедрением систем оптимизации бизнеса руководитель в любой момент может получить полную информацию о потенциальных клиентах, о контрактах, денежном обороте, бухгалтерской отчетности. Работникам предприятия становится легче обрабатывать поток коммерческой информации, систематизировать ее, составлять прогнозы продаж и т.д.
Автоматизация бизнес-процессов проходит в несколько этапов.
1. Разработка программы, соответствующей требованиям компании или введение типового продукта
2. Знакомство с техническими возможностями автоматизированной системы и ее тестирование
3. Обучение сотрудников организации и дальнейшее постоянное консультирование по текущим вопросам работы с программой
4. Сопровождение и развитие программного обеспечения.
К выбору информационных корпоративных систем необходимо подходить ответственно и без помощи профессионалов здесь не обойтись. Нужно понимать, что для мебельной фабрики и для агентства недвижимости нужны различные CRM-системы, отличающиеся по наполнению функционала и уровню обработки информации.
Конечно, процесс автоматизации бизнеса путем внедрения специальных программ для оптимизации труда довольно затратное дело. Для крупных компаний, как правило, разрабатывают индивидуальные программные ресурсы, которые могут стоить несколько сотен тысяч. Малому бизнесу такие затраты не нужны, предприниматели вполне могут обойтись «коробочным» продуктом, автоматизировать не все процессы, а только их часть. В стоимость автоматизации входит не только разработка и внедрение самой системы, но и ее дальнейшее обслуживание и затраты на обучение персонала.
Индивидуально разработанные системы автоматизации бизнес-процессов отличаются от типовых продуктов тем, что последние ограничены наполняющим функционалом и задачи, которые выполняет программа, обычно не могут выйти за рамки, предусмотренные производителем. Не всегда такие программы можно донастраивать под свою предпринимательскую практику, в короткие сроки изменить ее при необходимости или система не имеет возможности работы на других устройствах (смартфоны, планшеты). Иногда для оптимальной работы эти факторы играют важную роль. Поэтому всегда перед приобретением информационной системы для автоматизации бизнеса первостепенной задачей любого предприятия является консультационное общение с представителями компании-разработчика программного обеспечения.
Безусловно, что при автоматизации бизнеса существуют риски определенного характера и их нельзя не учитывать при принятии решения об оптимизации бизнес-процессов. Подрядчик, которого выбирает компания, может не выдержать сроки, превысить статью расходов, в конце концов, сотрудники организации могут сопротивляться внедрению новых информационных систем. Но всего этого можно избежать, если провести качественное исследование рынка IT-решений, выбрать хорошо зарекомендовавшего себя партнера по внедрению систем автоматизации, четко определить рамки оптимизации и задачи, которые должна будет выполнять информационная программа.
Автоматизация бизнеса является своеобразным инструментом в работе любой организации. Она позволяет эффективно решать вопросы делопроизводства, бухгалтерского учета, накопления и обработки коммерческой информации, управление персоналом и многое другое. Успешная организация бизнес-процессов – это гарантия долгой и успешной работы предприятия.
Понравилась статья? Рассказать друзьям!